Purchasing Manager

Job Detail
Industry
Hospitality
Functional Area:
Accounts, Finance & Financial Services
Total Position:
1
Job Type:
Full Time - 1 Year
Department:
Hotel Elaf Kinda
Job Location:
Makkah, Saudi Arabia
Gender:
Male
Nationality:
Saudi
Career Level:
Experienced Professional
Education:
High School or Less
Minimum Experience:
3 Years
Work Permit:
Saudi Arabia
Apply By :
Nov 21, 2019
Posted On:
Aug 21, 2019
Job Description

بطاقة وصف وظيفي لمدير المشتريات .


إعدادمحاسب :
أحمد حسن.

المسمى الوظيفي: مدير مشتريات …………..

الإدارة: المشتريات
القسم: المشتريات المحلية
ملخص الوظيفة:

شاغل هذة الوظيفة مسئول عن تخطيط و تنظيم العمل بإدارة المشتريات من خلال تخطيط و تنظيم و تنفيذ وشراء أى مواد خام ومستلزمات إنتاج ومستلزمات صيانة وتشغيل وكذلك المتطلبات المختلفة لإدارة الشركة بالمواصفات المطلوبة وفى الوقت المحدد وبأفضل الاسعار.


قسم المشتريات

يقوم بتوفير احتياجات المنشأة ككل للأصناف المختلفة من المواد في الوقت المناسب و بالسعر المناسب والجودة المقبولة. ويتم توفير المواد من عدة جهات وفقا للوائح و النظم المعمول بها في الشركة .

مهام رئيس القسم:
1. الإدارة و الإشراف على أعمال المشتريات بشكل عام و مراقبة أعمال موظفي القسم في تنظيم المهام المنوطة بهم.
2. إسناد المهام عن طريق توزيع طلبيات الشراء الواردة للقسم.
3. مراعاة تنفيذ لائحة الشراء و كذلك القرارات الصادرة بشأن تنفيذ طلبات الشراء.
4. تنظيم خطوات العمل و مراقبة سيرها و متابعة تنفيذ و تقييم الأداء بهدف رفع الكفاءة الوظيفية.
5. تنمية العلاقات الطيبة مع الادارات المختلفة داخل المنشأة و خارجها مع مصادر التوريد.
6. مراقبة المستندات الواردة الي قسم المشتريات و متابعة الرد عليها.
7. متابعة دفع مستحقات الموردين للمحافظة على العلاقة الطيبة معهم.
8. مقابلة ممثلو الشركات و المؤسسات و معرفة المستجدات للمواد المراد شراؤها.
9. مناقشة العروض مع مدراء المشروعات للحصول على أفضل الأسعار
10. زيارة الموردين في مواقع أعمالهم لمعرفة المستجدات على الساحة.
11. توطيد العلاقة مع الموردين للحفاظ على مصادر التوريد.
12. استخدام أفضل أساليب الشراء و تطويرها باستمرار.
13. البحث عن أفضل مصادر التوريد و اقلها تكلفة، وفق إمكانية التوريد في الوقت المناسب.
14. التدقيق والتوقيع على أوامر الشراء قبل اعتمادها من صاحب الصلاحية.

مهام مسؤل المشتريات:
1. تدقيق و مراجعة بيانات طلبات الشراء الموجهة من رئيس القسم لتأكد من استيفائها قبل البدء في اجراءات الشراء.
2. قيد طلبات الشراء في سجل عن طريق أدخال البيانات عن طريق الحاسب الآلي.
3. مراعاة أحكام لائحة الشراء المعمول بها في الشركة و الإجراءات الأخرى المتبعة عند مباشرة الاختصاصات و المسؤوليات المناطة بهم.
4. الاتصال بالموردين عن طريق إعداد مخاطبات للموردين و تلقي عروضهم و دراستها و مقارنتها و التأكد من مواصفات المواد و مطابقتها مع المواصفات المدونة في طلب الشراء.
5. جلب عينات من الأصناف المراد شراؤها من السوق لمعاينتها مع جهة الطلب قبل البت في الشراء.
6. إصدار أوامر الشراء و التأكد من تدوين البيانات المطابقة للمواد المطلوبة.
7. متابعة وصول الأصناف و التأكد من مطابقتها للمواصفات المدونة في أمر الشراء بالنتسيق مع قسم المخازن و جهة الطلب.
8. متابعة التوريد بشأن الطلبات المتأخرة.
9. المتابعة مع قسم المخازن بشأن إصدار سندات الإدخال الخاصة بالمواد المستلمة و العمل على تسديد فواتير الموردين في الوقت المناسب.
10. حفظ مستندات طلبات الشراء في الملفات بطريقة تسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
11. الاحتفاظ بسجلات/ملفات في الحاسب الآلي عن مشتريات الشركة و عن الموردين و الأسعار و الأصناف التي يتم التعامل فيها.
12. إعداد التقارير الدورية عن مشتريات الشركة .
مهام أخرى :
1. استلام الوارد من الرسائل و المذكرات و المعاملات و ختمها بتاريخ الاستلام و عرضها على رئيس القسم
2. تسجيل جميع المعاملات الصادرة من القسم بسجل الصادر و إرسالها إلى الجهات و الأقسام المعنية.
3. طباعة الرسائل و إسال الفاكسات و طباعة المذكرات و التقارير الخاصة بالقسم، و الاحتفاظ بنسخ منها في الملفات الخاصة بها.
4. تنظيم أرشيف القسم و حفظ المعاملات و المراسلات في الملفات الخاصة بها بشكل يومي.
5. حفظ المستندات الخاصة بالقسم و طلب الناقص منها.
6. المساعدة في إنجاز طلبات الشراء متى طلب منه ذلك.